Edustuskulut kirjanpidossa
Edustuskulut ja kokouskulut kirjanpidossa
Milloin on kyse edustuksesta ja milloin kokouskulusta? Tämä on kysymys, jota eri tahot saattavat tulkita eri tavalla. Lähtökohtaisesti voidaan ajatella, että aina, kun tarjoillaan alkoholia, on kyse edustuskulusta. Tätäkin voidaan tietysti suhteuttaa; jos lounasaikaan on ostettu yksi lasi alkoholia ruokajuomaksi, voidaan sekin vielä ajatella kokouskuluna, jos muut ehdot täyttyvät. Ilta-aikaan ja viikonloppuisin tarjotut ruuat ja juomat ovat sen sijaan hyvin usein edustusta eikä kokouskulua.
Edustuskulut ovat kuluja, jotka kohdistuvat asiakkaisiin, liiketuttaviin tai muihin henkilöihin joko vieraanvaraisuudesta tai huomaavaisuudesta. Edustusmenojen tarkoitus on parantaa tai ylläpitää jo olemassa olevia liikesuhteita, pyrkiä luomaan uusia liikesuhteita tai edistää muuten yrityksen toimintaa, näkyvyyttä ja olemassaoloa. Edustus on kohdistettu yleensä etukäteen määriteltyyn henkilöryhmään ja on suppeampi.
Kokouskulut liittyvät tarjoiluun, joka on kokouksen yhteydessä tarjoiltu aamupala, lounas ym. Kokouskulut ovat lähtökohtaisesti melko pieni erä per henkilö, kun taas edustuksessa tarjoilut ovat usein pääosassa.
Milloin on kyse edustuskuluista ja milloin kokouskuluista?
Tilaisuuden luonne määrittelee hyvin pitkälle sen, onko kyse edustuskulusta vai kokouskulusta. Esimerkiksi jos tilaisuuden luonne on uudelle potentiaaliselle yhteistyökumppanille tarjotut kahvit, on kyse edustuksesta. Jos taas tilaisuuden luonne on uuden yhteistyökumppanin kanssa yhteistyösopimuksen läpikäynti, on kyse kokouskulusta. Tämä sen vuoksi, että kahvitarjoilussa vain tunnustellaan uuden yhteistyökumppanin potentiaalia ja pyritään luomaan uusia liikesuhteita. Kun käydään läpi yhteistyösopimusta, on kyse jo syvemmästä suhteesta uuden yhteistyökumppanin kanssa ja tilaisuuden tarkoitus on saada sopimus syntymään, silloin kyse on kokouskulusta.
Jotta kirjanpitäjäsi tietää kummasta kulusta on kyse, ja osaa sen mukaan tehdä kirjaukset sekä kirjanpidollisesti että verotuksellisesti oikein, tulee kulujen tositteisiin tehdä selkeät merkinnät. Merkintöjen tulee sisältää osallistuneiden henkilöiden nimet sekä heidän edustamat yritykset, tilaisuuden luonteen ja tilaisuuden järjestäjän
Markkinointikulut kirjanpidossa
Miten sitten erotetaan markkinointikulut ja edustuskulut? Nekin menevät helposti sekaisin ja aiheuttavat tulkinnanvaraa. Markkinointikulut ovat täysin vähennyskelpoisia verotuksessa kokouskulujen tavoin.
Niin kuin yllä kirjoitin edustus on yleensä kohdistettu etukäteen määriteltyyn henkilöryhmään ja on luonteeltaan suppeampi tilaisuus. Markkinointitilaisuus taas on luonteeltaan avoimempi ja siellä tarjoilut eivät ole pääosassa. Tästä hyvänä esimerkkinä on yrityksen uusien tilojen esittely. Kun avoimista ovista ilmoitetaan esimerkiksi yrityksen nettisivuilla, asiakaskirjeessä tai mainoksella paikallisessa lehdessä, on paikalle tervetullut kuka vaan. Tällöin kyse on markkinoinnista. Jos taas avoimet ovet järjestetään esimerkiksi iltatilaisuutena etukäteen kutsutulle kohderyhmälle, on kyse edustuksesta. Tällöin yritys on määritellyt etukäteen ketä he tilaisuuteen haluavat, ja tarjoilut sekä sen sisältö on luotu sen mukaan.
Edustus- ja mainoslahjat kirjanpidossa
Edustus- ja kokouskulujen lisäksi kirjanpidossa tulee huomioida myös edustuslahjat ja mainoslahjat. Edustuslahjan kohdalla on lähtökohtaisesti etukäteen määritelty, kenelle se annetaan ja lahja ostettu sen saajaa ajatellen. Tällaisia tilanteita ovat esimerkiksi asiakkaan vuosijuhlat ja muut muistamiset. Mainoslahja taas on arvoltaan vähäinen, enintään 50 euroa, ja niihin on yleensä painettu yrityksen nimi ja logo. Tällaisia ovat esimerkiksi yrityksen tuotenäytteet tai yrityksen merkkipäivänä asiakkaille jaetut lahjat. Mainoslahjan kohdetta ei ole yleensä etukäteen määritelty vaan lahjan saa esimerkiksi jokainen, joka käy yrityksen toimipaikassa.
Näidenkin kulujen kohdalla on tärkeää kirjoittaa kuittiin selkeästi, kenelle lahja on suunnattu ja mikä sen tarkoitus on. Näin kirjaus menee kirjanpidossa ja verotuksessa heti oikein.
Milloin on kyse edustuksesta ja milloin kokouskulusta? Tämä on kysymys, jota eri tahot saattavat tulkita eri tavalla. Lähtökohtaisesti voidaan ajatella, että aina, kun tarjoillaan alkoholia, on kyse edustuskulusta. Tätäkin voidaan tietysti suhteuttaa; jos lounasaikaan on ostettu yksi lasi alkoholia ruokajuomaksi, voidaan sekin vielä ajatella kokouskuluna, jos muut ehdot täyttyvät. Ilta-aikaan ja viikonloppuisin tarjotut ruuat ja juomat ovat sen sijaan hyvin usein edustusta eikä kokouskulua.
Edustuskulut ovat kuluja, jotka kohdistuvat asiakkaisiin, liiketuttaviin tai muihin henkilöihin joko vieraanvaraisuudesta tai huomaavaisuudesta. Edustusmenojen tarkoitus on parantaa tai ylläpitää jo olemassa olevia liikesuhteita, pyrkiä luomaan uusia liikesuhteita tai edistää muuten yrityksen toimintaa, näkyvyyttä ja olemassaoloa. Edustus on kohdistettu yleensä etukäteen määriteltyyn henkilöryhmään ja on suppeampi.
Kokouskulut liittyvät tarjoiluun, joka on kokouksen yhteydessä tarjoiltu aamupala, lounas ym. Kokouskulut ovat lähtökohtaisesti melko pieni erä per henkilö, kun taas edustuksessa tarjoilut ovat usein pääosassa.
Milloin on kyse edustuskuluista ja milloin kokouskuluista?
Tilaisuuden luonne määrittelee hyvin pitkälle sen, onko kyse edustuskulusta vai kokouskulusta. Esimerkiksi jos tilaisuuden luonne on uudelle potentiaaliselle yhteistyökumppanille tarjotut kahvit, on kyse edustuksesta. Jos taas tilaisuuden luonne on uuden yhteistyökumppanin kanssa yhteistyösopimuksen läpikäynti, on kyse kokouskulusta. Tämä sen vuoksi, että kahvitarjoilussa vain tunnustellaan uuden yhteistyökumppanin potentiaalia ja pyritään luomaan uusia liikesuhteita. Kun käydään läpi yhteistyösopimusta, on kyse jo syvemmästä suhteesta uuden yhteistyökumppanin kanssa ja tilaisuuden tarkoitus on saada sopimus syntymään, silloin kyse on kokouskulusta.
Jotta kirjanpitäjäsi tietää kummasta kulusta on kyse, ja osaa sen mukaan tehdä kirjaukset sekä kirjanpidollisesti että verotuksellisesti oikein, tulee kulujen tositteisiin tehdä selkeät merkinnät. Merkintöjen tulee sisältää osallistuneiden henkilöiden nimet sekä heidän edustamat yritykset, tilaisuuden luonteen ja tilaisuuden järjestäjän
Markkinointikulut kirjanpidossa
Miten sitten erotetaan markkinointikulut ja edustuskulut? Nekin menevät helposti sekaisin ja aiheuttavat tulkinnanvaraa. Markkinointikulut ovat täysin vähennyskelpoisia verotuksessa kokouskulujen tavoin.
Niin kuin yllä kirjoitin edustus on yleensä kohdistettu etukäteen määriteltyyn henkilöryhmään ja on luonteeltaan suppeampi tilaisuus. Markkinointitilaisuus taas on luonteeltaan avoimempi ja siellä tarjoilut eivät ole pääosassa. Tästä hyvänä esimerkkinä on yrityksen uusien tilojen esittely. Kun avoimista ovista ilmoitetaan esimerkiksi yrityksen nettisivuilla, asiakaskirjeessä tai mainoksella paikallisessa lehdessä, on paikalle tervetullut kuka vaan. Tällöin kyse on markkinoinnista. Jos taas avoimet ovet järjestetään esimerkiksi iltatilaisuutena etukäteen kutsutulle kohderyhmälle, on kyse edustuksesta. Tällöin yritys on määritellyt etukäteen ketä he tilaisuuteen haluavat, ja tarjoilut sekä sen sisältö on luotu sen mukaan.
Edustus- ja mainoslahjat kirjanpidossa
Edustus- ja kokouskulujen lisäksi kirjanpidossa tulee huomioida myös edustuslahjat ja mainoslahjat. Edustuslahjan kohdalla on lähtökohtaisesti etukäteen määritelty, kenelle se annetaan ja lahja ostettu sen saajaa ajatellen. Tällaisia tilanteita ovat esimerkiksi asiakkaan vuosijuhlat ja muut muistamiset. Mainoslahja taas on arvoltaan vähäinen, enintään 50 euroa, ja niihin on yleensä painettu yrityksen nimi ja logo. Tällaisia ovat esimerkiksi yrityksen tuotenäytteet tai yrityksen merkkipäivänä asiakkaille jaetut lahjat. Mainoslahjan kohdetta ei ole yleensä etukäteen määritelty vaan lahjan saa esimerkiksi jokainen, joka käy yrityksen toimipaikassa.
Näidenkin kulujen kohdalla on tärkeää kirjoittaa kuittiin selkeästi, kenelle lahja on suunnattu ja mikä sen tarkoitus on. Näin kirjaus menee kirjanpidossa ja verotuksessa heti oikein.
